W2, Projectplan
Projectplan
Het doel van het projectplan is duidelijk te geven wat het doel is en wat er nodig is om dit doel te bereiken.
Planning en projectdoelstelling zijn de belangrijkste ingrediënten van het projectplan (en de helft van de punten).
Projectdoelstelling
Wanneer is het project een success? Hoe kun je dit (zo) meetbaar (mogelijk) maken? Dit is lastig maar stel jezelf deze vraag en overleg het met de klant. Wat wil de klant bereiken? Het doel is bijna nooit "het bouwen van een site". De site dient namelijk ergens voor. Je wilt er iets mee bereiken.
Doelen zijn vaak hiërarchisch, bijvoorbeeld:
- Het doel van de website is om meer naamsbekendheid te krijgen.
- Het doel van meer naamsbekendheid is om meer omzet te genereren.
- Het doel van meer omzet is om meer winst te maken.
- Het doel van meer winst is om een extra winkel te kunnen openen.
- Het doel van een extra winkel is om.....
In dit voorbeeld zou ik het doel van de website omschrijven als: Het doel van de website is om bezoekers te genereren waardoor de naamsbekendheid omhoog gaat en daardoor meer omzet kan worden gegenereerd.
Dit doel is heel mooi SMART te maken:
| Specific | Website bezoeker genereren |
| Measurable | Via weblogs meten; doel 2000 unieke gebruikers/week |
| Achievable/Actionable | Via extra Adds (Google) en maandelijkse kortingsbonnen via de webste is dit haalbaar |
| Relevant | Binnen het budget is voor het eind van het jaar een bezoekersaantal van 800 unieke bezoekers per week realistisch en haalbaar. Dit is relevant omdat dit een goede indicatie geeft of de 200 bezoekers/week haalbaar is. |
| Time related | Binnen 10 maanden moet het doel van 2000 unieke gebruikers per week kunnen worden gehaald. |
Dit hoeft niet allemaal in het projectplan te staan maar het kan wel helpen om het doel scherp te stellen. Als het doel niet duidelijk is, kun je dit heel lastig SMART maken.
Voor het project Klavertje Vier zou het projectdoel als volgt kunnen worden gesteld: Het project heeft tot doel om ervoor te zorgen dat na de uitbreiding van 3 naar 4 groepen, de adminstratie niet meer tijd kwijt is met het bijhouden van de administratie.
Laten we de aspecten van SMART voor dit doel eens bijkijken:
| Specific | Administratieve last mag niet toenemen |
| Measurable | Hoeveel tijd is men nu kwijt en hoeveel tijd is men na uitbreidign kwijt. |
| Achievable/Actionable | Door de gegevens in te laten zien door de leidsters verwchten we minder kwijt bezig te zijn met het beantwoorden van vragen en besparen we op dat punt tijd. |
| Relevant | De adminsitratieve last is nu zodanig dat als die groter wordt, er een extra persoon moet worden aangenomen. Dit betekent een toename van terugkerende kosten die hoger zullen zijn dan de kosten voor een applicatie. |
| Time related | Voor de uitbreiding moet de applicatie in gebruik wordne genomen en kunnen we het effect al vrij snel meten. |
Planning
De planning bestaat uit het faseren, plannen en begroten en meestal staan deze gecombineerd in een overzicht.
Faseren
De planning bestaat uit fases. Een fase is een duidelijk onderdeel waarvan je goed kan controleren of het daadwerkelijk af is. De fases moeten niet te groot zijn omdat je dan lastiger kunt meten tijdens het project of je nog op schema ligt of dat je uitloopt. Na elke fase wil je namelijk kunnen controleren of je nog binnen je planning zit.Als dat niet zo is dan moet je namelijk onderzoeken waarom je uit de planning bent gelopen en wat je er aan kunt doen om alsnog de deadline te halen. Dit is een essentieel onderdeel van projectmanagement en een taak van de projectleider. De fasering helpt de project leider dus om gedurende de uitvoering van het project een vinger aan de pols te houden.
Planning
De planning bestaat uit twee componenten wanneer en hoelang. Vaak zit er in een projectplan een volgorde. Je kun niet beginnen met testen voordat je een product hebt. Soms kun je ook niet beginnen wanneer je dat zou willen omdat medewerkers pas beschikbaar zijn vanaf een bepaalde datum. Het is voor alle betrokkenen belangrijk om te weten wanneer zij wat moeten doen. Dan kunnen zij daar rekening mee houden on hun eigen planning. Uiteraard moet je deze beschikbaarheid met de betrokkenen afstemmen.
Voor wat betreft de bouw kun je een opdeling maken, bijvoorbeeld: database opzetten en vullen met (test)data dan kun je per scherm een planning maken. Heb je dan alles; denk goed na want niet alle functies zijn altijd op een scherm te herleiden. Loop je use cases nog eens na en bepaal voor jezelf of je in alles hebt voorzien. Dan komt natuurlijk testen, eerst technisch en dan door de klant. Uiteeindelijk moet je natuurlijk nog tijd inruimen voor bug-solving en ander nazorg.
Het geheel kan in een eenvoudige tabel worden weergegven.
Een meer gedetaileerd en visueel aantrekkelijker manier om de planning te maken is met tools zoals teamgantt of Microsoft Project. Met Excel kun je ook een schema maken waarin je de taken onder elkaar zet en de dag planning in de koloomen zet.
Indeling en Beoordeling
| Hoodstuk | Wat | Punten |
| Inleiding | Globale omschrijving | 1 |
| Doel van document | 1 | |
| Projectdoelstellingen | Beschrijf zo SMART mogelijk wanneer dit project een succes is. Wees concreet/specifiek, meetbaar, haalbaar, realistisch en tijdgebonden. Dus niet: de website moet er mooi uit zien. |
20 |
| Leden projectgroep / de betrokkenen | Wie zijn er betrokken, noem, namen en rollen. Rollen die in ider geval van belang zijn, zijn: informatie-analyst (FO), projectledeider, opdrachtgever, gebruikers (wees specifiek), testers (wees specifiek), developers. | 5 |
| Randvoorwaarden | Benodigdheden: beschikbaarheid van resources (mensen en midellen), zoals hardware, netwerk, werkplek (als je op locatie gaat ontwikkelen), bepaalde input, ....) | 10 |
| Takenlijst/Planning |
Wees zo specifiek mogelijk, zie template. |
30 |
| Risico's | Zie template | 15 |
| Projectgrenzen | Deze volgen meestal uit de 'beperkingen' uit het PvE | 5 |
| Algemeen | Zakelijk net taalgebruikt. | 5 |
| Goed Nederlands. | 5 | |
| Alles ziet er netjes uit (dus bijv. geen template-aanwijzigingen meer laten staan). | 3 | |
| TOTAAL | 100 |